Hướng dẫn cho quản trị viên

1. Đăng nhập

1. Mở app.vne.email.
2. Bấm Tiếp tục với Google và chọn đúng Gmail đã đăng ký với VNe. Không dùng Google? Gõ email vào ô Địa chỉ email, bấm Tiếp tục rồi nhập mã 6 số gửi về email đó.
3. Vào trang quản trị: Thêm → Quản lý.

2. Tên miền và DNS

Tên miền (ví dụ congty.vn) là phần sau @ của email công ty. Nếu VNe đã dựng sẵn cho bạn, bước này đã xong — chỉ cần kiểm tra trạng thái.

1. Trong Quản lý, chọn Tên miền.
2. Chưa có tên miền thì bấm Thêm tên miền, gõ tên miền bạn đang sở hữu, bấm Thêm.
3. Bấm Xem bản ghi DNS, chép từng bản ghi (hoặc Chép cả) sang trang quản lý DNS ở nơi bạn mua tên miền.
4. Quay lại bấm Kiểm tra DNS. Khi thấy Gửi được ✓ là thư đi và đến bình thường.

3. Thêm nhân viên

Mỗi nhân viên đăng nhập bằng email cá nhân của họ (thường là Gmail). Bạn mời họ bằng chính địa chỉ đó.

1. Trong Quản lý, chọn Nhân viên, bấm Mời thành viên.
2. Ô Email: gõ email đăng nhập của người đó. Dán nhiều email cùng lúc được — mỗi người nhận một lời mời riêng.
3. Vai trò: để Thành viên cho nhân viên thường.
4. Điền Họ tên, Chức danh, Phòng ban nếu muốn (mời nhiều người một lúc thì bổ sung sau).
5. Bấm Gửi lời mời. Người được mời nhận thư, bấm Đăng nhập để tham gia và đăng nhập bằng đúng email đó.

4. Tạo tài khoản quản trị viên

Quản trị viên làm được mọi việc trong trang này: tên miền, nhân viên, hộp thư và thanh toán. Nên có ít nhất hai người để không phụ thuộc một người.

1. Khi mời: ở bước Vai trò, chọn Quản trị viên thay vì Thành viên.
2. Người đã có trong danh sách: bấm Sửa trên hàng của họ, đổi Vai trò thành Quản trị viên, lưu lại.
3. Trong danh sách Nhân viên, người có quyền quản trị mang nhãn Quản trị viên dưới tên.

5. Cấp email công ty cho từng người

Lời mời cho người đó vào tổ chức; email công ty (ten@congty.vn) là bước riêng, làm sau khi tên miền đã có.

1. Ở Nhân viên, trên hàng của người cần cấp, bấm Thiết đặt email.
2. Gõ phần trước @ (ví dụ lan.nguyen), chọn tên miền, chọn dung lượng.
3. Bấm Tạo email. Người đó thấy hộp thư mới ngay lần đăng nhập kế tiếp — không có mật khẩu nào phải gửi cho họ.

6. Email chung và bí danh

Email chung là hộp thư của bộ phận (info@, ketoan@, hotro@) mà nhiều người cùng đọc. Bí danh là địa chỉ phụ chuyển thư về một hộp đã có.

1. Ở Nhân viên, bấm Thêm email chung, đặt địa chỉ và tên hiển thị, bấm Tạo hộp thư.
2. Vào thẻ Email chung, bấm Quyền truy cập trên hộp vừa tạo để chọn những ai được dùng nó.
3. Bí danh: thẻ Bí danh → Thêm bí danh, chọn hộp thư nhận, bấm Tạo bí danh.

7. Nhập nhân viên hàng loạt

Có sẵn danh sách trong Excel hay Google Sheets thì nhập một lần thay vì mời từng người.

1. Ở Nhân viên, bấm Nhập hàng loạt.
2. Chọn Tên miền hộp thư, rồi dán bảng theo đúng thứ tự cột: Họ tên, Gmail đăng nhập, Hộp thư riêng, Phòng ban, Chức danh, Vai trò, Hộp dùng chung.
3. Bấm Kiểm tra để xem trước — dòng lỗi được chỉ rõ, chưa có gì được tạo.
4. Bấm Tạo # người. Mỗi người nhận một lời mời qua email.

8. Phòng ban

1. Vào Phòng ban, bấm Tạo phòng ban.
2. Gán người vào phòng ban khi mời, hoặc bằng Sửa sau đó. Phòng ban dùng để chia sẻ tài liệu trên Drive theo nhóm.

9. Gói dịch vụ và thanh toán

1. Thanh toán cho biết gói hiện tại, số hộp thư và dung lượng đã dùng.
2. Cần thêm người hay thêm dung lượng: Nâng gói hoặc Mua thêm dung lượng. Thanh toán bằng chuyển khoản hoặc VietQR.

10. Gửi hướng dẫn cho nhân viên

Thư mời đã đủ để nhân viên vào được. Để họ tự dùng, gửi kèm Hướng dẫn cho người dùng — vào nhóm chat công ty là nhanh nhất.