Chính sách quyền riêng tư

Đơn vị chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân (Bên Kiểm soát dữ liệu) là CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRIPLES (MST 0316579552), đơn vị vận hành vne.email — địa chỉ 201 Nguyễn Văn Lượng, Phường Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.

1. Dữ liệu chúng tôi thu thập

1.1. Dữ liệu bạn cung cấp khi đăng ký

• Họ và tên
• Email liên hệ
• Số điện thoại
• Tên doanh nghiệp, mã số thuế (nếu cần xuất hóa đơn VAT)
• Tên miền sẽ sử dụng cho hộp thư

Khi đăng ký, bạn đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc mã OTP — tài khoản không dùng mật khẩu để đăng nhập. Để kết nối ứng dụng thư ngoài qua IMAP/SMTP (Outlook, Thunderbird, Mail trên iPhone…), bạn tạo một “mật khẩu ứng dụng” trong portal: hệ thống tự sinh một chuỗi ngẫu nhiên, hiển thị đúng một lần, và bạn có thể thu hồi riêng từng cái. Chúng tôi chỉ lưu bản băm SHA-256 của chuỗi này, không bao giờ lưu mật khẩu thô.

1.2. Dữ liệu phát sinh khi sử dụng dịch vụ

• Nội dung thư (tiêu đề, body, đính kèm, nhãn) — lưu trên hạ tầng đặt tại Việt Nam; truyền qua TLS; bản sao lưu ngoài site được mã hóa (restic + Age).
• Metadata gửi/nhận: thời gian, người gửi/nhận, kích thước.
• Log truy cập kỹ thuật: IP đăng nhập, User-Agent, thời gian — giữ 90 ngày phục vụ điều tra sự cố.
• Log mail server (Postfix, Dovecot, Rspamd) — giữ 30 ngày local + 90 ngày backup mã hóa.

1.3. Dữ liệu chấm công và sinh trắc học

Mục này chỉ áp dụng khi quản trị viên tổ chức của bạn bật tính năng Chấm công và yêu cầu chụp ảnh khi chấm công. Nếu tổ chức không bật, chúng tôi không thu thập các dữ liệu dưới đây.

• Ảnh khuôn mặt (dữ liệu sinh trắc học): khi chính sách chấm công yêu cầu, mỗi lần bạn chấm vào/ra sẽ chụp một ảnh selfie làm bằng chứng cho chính lần chấm công đó — đây là mục đích sử dụng duy nhất.
• Cơ sở xử lý: sự đồng ý của bạn. Trước lần chụp đầu tiên bạn được hỏi đồng ý rõ ràng, và có thể rút lại bất cứ lúc nào ngay trong trang Chấm công; khi rút, toàn bộ ảnh đã lưu của bạn bị xoá ngay lập tức. Không đồng ý thì bạn vẫn chấm công được bằng cách gửi ngoại lệ (không kèm ảnh) để quản trị viên duyệt.
• Thời hạn lưu: ảnh được lưu tối đa theo cấu hình của tổ chức (từ 7 đến 365 ngày) rồi tự xoá; ngoài ra ảnh bị xoá ngay khi bạn rút đồng ý hoặc khi bạn nghỉ việc / tài khoản bị xoá.
• Ai truy cập được: chỉ bản thân bạn và quản trị viên workspace của tổ chức bạn. Chúng tôi không dùng ảnh cho mục đích nào khác và không chia sẻ với bên thứ ba.
• Toạ độ vị trí: nếu chính sách yêu cầu, toạ độ GPS chỉ được thu đúng vào thời điểm bạn bấm chấm công (không theo dõi vị trí nền), để kiểm tra bạn có ở trong khu vực cho phép; kèm theo có thể ghi nhận địa chỉ IP mạng lúc chấm công.

2. Mục đích sử dụng

• Cung cấp và vận hành dịch vụ email theo tên miền của bạn.
• Lọc spam, malware, phishing tự động (qua Rspamd nội bộ — không có bên thứ ba thấy nội dung thư).
• Xuất biên nhận thanh toán và quản lý gói dịch vụ.
• Gửi thông báo vận hành (gia hạn, sự cố, cập nhật) qua email/SMS/Zalo.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ qua thống kê tổng hợp ẩn danh (không truy ngược được cá nhân).

3. Vị trí lưu trữ dữ liệu

Toàn bộ nội dung thư, metadata và sao lưu chính được lưu trữ tại Việt Nam — server đặt tại trung tâm dữ liệu FPT. Sao lưu phụ (đề phòng thảm họa) được lưu mã hóa ngoài Việt Nam tại Backblaze B2 (Mỹ) với khóa Age riêng do vne.email quản lý.

Bố trí này tuân thủ Nghị định 53/2022/NĐ-CP: dữ liệu bản chính của người dùng Việt Nam được lưu trong nước.

4. Chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi không bán, không cho thuê dữ liệu của bạn. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp:

• Đối tác hỗ trợ: Casso.vn/Sepay (chỉ thông tin tham chiếu giao dịch ngân hàng để đối soát thanh toán). Đối tác này chỉ thấy nội dung chuyển khoản, không thấy nội dung thư của bạn.
• Yêu cầu pháp luật: khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản theo đúng quy trình pháp luật. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn trừ khi luật cấm.

5. Bảo mật

• Đăng nhập không dùng mật khẩu (Google hoặc OTP). Mật khẩu ứng dụng cho IMAP/SMTP lưu dạng băm SHA-256 của chuỗi ngẫu nhiên 120-bit; mật khẩu bảo vệ link chia sẻ file lưu dạng Argon2id — đều không thể đảo ngược.
• TLS 1.2+ bắt buộc cho mọi giao thức (IMAP, SMTP, HTTPS).
• DKIM + DMARC ký mọi mail outbound để chống giả mạo.
• Sao lưu mã hóa ở mức khối (block-level encryption qua restic + Age).
• Chống dò mật khẩu tự động ở lớp ứng dụng: giới hạn tần suất, khóa tạm khi có nhiều lần đăng nhập sai, và captcha proof-of-work kích hoạt theo mức rủi ro.
• Đội vận hành chỉ truy cập dữ liệu khi cần điều tra sự cố và mọi truy cập đều ghi log audit không thể sửa.

6. Quyền của bạn

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, bạn có các quyền sau với dữ liệu cá nhân của mình:

• Quyền truy cập: xem mọi dữ liệu chúng tôi có về bạn.
• Quyền chỉnh sửa: cập nhật thông tin cá nhân qua portal.
• Quyền xóa: tự xoá tài khoản và toàn bộ dữ liệu ngay trong ứng dụng hoặc trên web, không cần liên hệ hỗ trợ — các bước cụ thể tại mục 7.
• Quyền hạn chế xử lý: yêu cầu chúng tôi không sử dụng dữ liệu cho một mục đích cụ thể, trừ phần xử lý cần thiết để vận hành hộp thư bạn đang dùng và dữ liệu luật buộc phải lưu (ví dụ hoá đơn).
• Quyền lấy bản sao dữ liệu: bạn tự xuất dữ liệu của mình bất cứ lúc nào — Drive: mục Drive → Tải toàn bộ (một cú bấm, tải ZIP); Email: kết nối ứng dụng thư qua IMAP bằng mật khẩu ứng dụng để tải toàn bộ thư về máy dưới dạng .eml/.mbox chuẩn, nhập được vào bất kỳ nhà cung cấp nào. Chúng tôi cung cấp công cụ để bạn tự lấy dữ liệu, không chuyển dữ liệu thay bạn sang bên thứ ba.
• Quyền khiếu nại: gửi khiếu nại đến cơ quan quản lý.

Để thực hiện các quyền này, gửi yêu cầu đến privacy@vne.email. Chúng tôi phản hồi trong vòng 72 giờ làm việc.

7. Xoá tài khoản & dữ liệu

Mục này áp dụng cho mọi cách bạn dùng dịch vụ, bao gồm ứng dụng di động vne.email — Email & Workspace (mã gói email.vne.app) trên Google Play, do CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRIPLES — đơn vị vận hành vne.email nêu ở đầu trang — phát hành. Bạn tự xoá được tài khoản của mình ngay trong sản phẩm, không cần liên hệ hỗ trợ.

7.1. Các bước tự xoá tài khoản

1. Đăng nhập và mở Cài đặt: trong ứng dụng, chọn mục Cài đặt; trên web, vào app.vne.email/tai-khoan/cai-dat — dùng được cả khi bạn đã gỡ ứng dụng khỏi máy.
2. Kéo xuống mục Xoá tài khoản và bấm nút Xoá tài khoản.
3. Nhập lý do nếu muốn (không bắt buộc), gõ cụm từ xác nhận xoá tài khoản, rồi bấm Xoá tài khoản của tôi.

Yêu cầu có hiệu lực ngay lập tức: mọi phiên đăng nhập bị thu hồi và bạn mất quyền truy cập. Trường hợp duy nhất cần thêm một bước: bạn là chủ sở hữu tổ chức mà tổ chức vẫn còn thành viên khác — khi đó hệ thống yêu cầu bạn chuyển quyền sở hữu cho một thành viên (làm ngay trong cùng trang Cài đặt) trước khi xoá tài khoản của mình. Nếu không tự thao tác được, gửi yêu cầu từ địa chỉ email của bạn đến privacy@vne.email — chúng tôi phản hồi trong vòng 72 giờ làm việc.

7.2. Dữ liệu nào bị xoá, dữ liệu nào được giữ lại

• Bạn là thành viên của tổ chức còn người khác: tài khoản và quyền truy cập của bạn bị xoá ngay; dữ liệu công việc chung (file Drive, hồ sơ khách hàng, báo cáo…) được bàn giao cho người quản lý trong tổ chức thay vì xoá, vì thuộc về tổ chức. Tổ chức và các thành viên khác không bị ảnh hưởng.
• Bạn là người duy nhất, tổ chức chưa từng phát sinh hoá đơn: toàn bộ dữ liệu — hộp thư và nội dung thư, file Drive, tin nhắn, danh bạ, lịch, cấu hình tên miền, hồ sơ tài khoản — bị xoá vĩnh viễn ngay lập tức, không thể khôi phục.
• Bạn là người duy nhất, tổ chức đã có hoá đơn: quyền truy cập bị thu hồi và mọi hộp thư ngừng hoạt động ngay lập tức; riêng hoá đơn và chứng từ thanh toán phải lưu 10 năm theo pháp luật kế toán Việt Nam nên được giữ lại ở trạng thái khoá, và việc xoá hẳn hoàn tất sau khi hết nghĩa vụ lưu trữ đó.

Trong mọi trường hợp: bản sao lưu dự phòng chứa dữ liệu đã xoá tự hết hạn trong tối đa 90 ngày; log kỹ thuật giữ theo thời hạn tại mục 8; và chúng tôi lưu một bản ghi tối thiểu về chính yêu cầu xoá (thời điểm, email yêu cầu, kết quả xử lý) làm bằng chứng đã thực hiện nghĩa vụ. Muốn xoá một phần dữ liệu (thư, file, tin nhắn…) mà không xoá tài khoản: bạn tự xoá trực tiếp trong ứng dụng, hoặc gửi yêu cầu đến privacy@vne.email. Trước khi xoá tài khoản, hãy tải dữ liệu bạn cần về máy — xem “Quyền lấy bản sao dữ liệu” ở mục 6.

8. Thời gian lưu trữ

• Dữ liệu hộp thư: trong suốt thời gian dịch vụ + 30 ngày sau khi gói dịch vụ chấm dứt (giai đoạn khôi phục). Khi bạn chủ động xoá tài khoản thì áp dụng mục 7 — xoá ngay, không có giai đoạn khôi phục.
• Log truy cập: 90 ngày.
• Log audit (vận hành): 24 tháng.
• Hoá đơn, chứng từ thanh toán: 10 năm theo pháp luật kế toán Việt Nam, kể cả sau khi tài khoản bị xoá.
• Sao lưu offsite: 90 ngày kể từ lần sao lưu cuối.

9. Cookie và theo dõi

Trang marketing vne.email sử dụng Google Analytics 4 (GA4) để đo lưu lượng và cách khách truy cập sử dụng trang (số lượt xem, trang được xem, nguồn truy cập, loại thiết bị/trình duyệt). Mục đích duy nhất là cải thiện nội dung và trải nghiệm trang. Chúng tôi bật chế độ ẩn danh hóa IP và không dùng dữ liệu này để nhận dạng cá nhân bạn; chúng tôi không bán hay chia sẻ dữ liệu này cho mục đích quảng cáo. GA4 đặt một số cookie phân tích trên trình duyệt của bạn — bạn có thể chặn chúng bằng cài đặt trình duyệt hoặc tiện ích chặn theo dõi mà không ảnh hưởng đến việc dùng dịch vụ.

Trang portal và webmail không dùng GA4 hay dịch vụ phân tích bên thứ ba nào. Hai trang này chỉ dùng cookie session với cờ HttpOnly + Secure + SameSite=Lax, phục vụ duy nhất mục đích đăng nhập.

10. Trẻ em

Dịch vụ vne.email không hướng đến người dưới 16 tuổi và chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em.

11. Thay đổi chính sách

Khi có thay đổi đáng kể, chúng tôi sẽ gửi thông báo qua email ít nhất 30 ngày trước khi có hiệu lực. Phiên bản hiện tại luôn truy cập được tại vne.email/quyen-rieng-tu.

12. Liên hệ

Mọi câu hỏi về chính sách này, vui lòng liên hệ privacy@vne.email.