Vì sao thư của bạn vào spam?
Và sửa theo thứ tự nào cho đỡ mất thời gian.
Trả lời ngắn
Gần như mọi trường hợp thư doanh nghiệp vào spam đều rơi vào một trong sáu nguyên nhân bên dưới, và năm trong sáu cái là chuyện cấu hình chứ không phải nội dung thư. Hãy kiểm theo thứ tự này: xác thực trước, danh tiếng sau, nội dung cuối cùng. Sửa nội dung trong khi phần xác thực đang hỏng là mất công vô ích.
1. Thiếu SPF, DKIM hoặc DMARC
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất, và cũng dễ sửa nhất. Nếu tên miền của bạn không khai báo ai được phép gửi thư thay mình, và thư không mang chữ ký số, thì Gmail không có cách nào phân biệt bạn với một kẻ giả mạo tên miền của bạn. Từ 2024 Gmail và Yahoo yêu cầu bên gửi phải có xác thực; thiếu là bị hạ thẳng.
2. Địa chỉ gửi không khớp tên miền đã xác thực
Thư đi ra từ một dịch vụ khác (phần mềm bán hàng, hệ thống gửi hoá đơn, biểu mẫu website) nhưng để địa chỉ người gửi là tên miền của bạn, trong khi tên miền chưa cho phép dịch vụ đó gửi thay. Với hệ thống nhận, đó đúng là hành vi giả mạo. Mỗi dịch vụ gửi thay bạn đều phải được khai báo.
3. Tên miền hoặc địa chỉ IP còn quá mới
Một tên miền vừa mua và bắt đầu gửi hàng loạt ngay sẽ bị nghi ngờ, kể cả khi cấu hình đúng hết. Danh tiếng gửi được xây bằng thời gian và bằng việc người nhận thật sự mở, trả lời, và không bấm «báo spam». Tăng dần lượng gửi trong vài tuần đầu thay vì gửi ngàn thư trong ngày đầu tiên.
4. Người nhận báo spam, hoặc gửi vào địa chỉ chết
Tỉ lệ báo spam là tín hiệu mạnh nhất mà bạn không kiểm soát trực tiếp. Gửi cho danh sách mua lại, danh sách cũ nhiều năm, hay người chưa từng đồng ý nhận, sẽ vừa tạo báo spam vừa dội lại nhiều địa chỉ không tồn tại — hai thứ đó cộng lại kéo cả tên miền xuống, ảnh hưởng lây sang cả thư thường ngày của bạn.
5. Chưa gỡ khỏi danh sách đen
Nếu trước đây có ai đó gửi thư rác từ tên miền hoặc IP này — kể cả do máy nhiễm mã độc hay hộp thư bị chiếm — địa chỉ có thể nằm trong danh sách đen công khai. Tra ở các dịch vụ kiểm tra blacklist; hầu hết danh sách đều có mẫu yêu cầu gỡ, nhưng phải xử lý xong nguyên nhân trước.
6. Đặc điểm của chính nội dung thư
Cuối danh sách vì đây là thứ ít quyết định nhất, dù hay bị đổ lỗi nhất. Những thứ thật sự có ảnh hưởng: thư chỉ có một tấm ảnh không có chữ, liên kết rút gọn, tệp đính kèm dạng thực thi, chênh lệch lớn giữa văn bản hiển thị của liên kết và địa chỉ thật, và thiếu cách huỷ nhận với thư gửi hàng loạt.
Sửa theo thứ tự này
- Kiểm ba dòng SPF/DKIM/DMARC trong «Hiển thị thư gốc». Chưa PASS đủ ba thì dừng lại sửa cái đó trước, đừng động vào nội dung.
- Liệt kê mọi hệ thống đang gửi thư mang tên miền của bạn, khai báo đủ. Bỏ sót một cái là nó tiếp tục làm hỏng danh tiếng chung.
- Dọn danh sách người nhận: bỏ địa chỉ dội lại, bỏ người chưa từng đồng ý.
- Tra danh sách đen, xin gỡ nếu có.
- Cuối cùng mới xem lại nội dung và cách trình bày thư.
Những việc KHÔNG giúp ích
- Đổi tiêu đề thư để tránh «từ khoá spam». Bộ lọc hiện đại không hoạt động theo danh sách từ cấm; đây là mẹo đã lỗi thời từ lâu.
- Nhờ vài đồng nghiệp bấm «không phải spam». Nó chỉ ảnh hưởng hộp thư của chính họ, không sửa được đánh giá dành cho tên miền.
- Gửi lại nhiều lần cho tới khi vào được. Càng gửi lặp lại càng giống hành vi spam và càng làm tình hình xấu đi.