Hướng dẫn công việc hằng ngày

1. 1.Thêm → Tổng quan. Chọn Cá nhân để xem lịch hôm nay, việc hôm nay, thư chờ bạn trả lời, phê duyệt chờ bạn, cơ hội cần đẩy, và nút chấm công nếu chưa chấm.
2. 2.Chọn Toàn công ty để xem phễu bán hàng, khách cần chú ý, cơ hội im lặng ≥7 ngày, hoá đơn quá hạn, hợp đồng sắp hết hạn, nhân sự hôm nay.
3. 3.Chủ tổ chức/quản trị viên thấy thêm Hạ tầng (hộp thư, lưu trữ, tên miền) và Sổ tay tổ chức — viết cùng AI để Trợ lý biết quy định công ty.

Cần Quyền Kinh doanh mới mở được Tổng quan; số tiền chỉ chủ tổ chức và quản trị viên thấy.

1. 1.Quản trị viên: Tổng quan → thẻ Báo cáo (hoặc Báo cáo đầy đủ).
2. 2.Chọn Kỳ báo cáo Tháng / Quý / Năm, Kỳ trước / Kỳ sau. Ba thẻ Doanh thu, Đã thu, Công nợ và các bảng theo nhân viên, theo tháng, theo khách hàng.
3. 3.Xuất CSV để gửi kế toán. Muốn biểu đồ: hỏi Trợ lý vẽ biểu đồ doanh thu theo tháng.

Chỉ chủ tổ chức và quản trị viên xem được báo cáo.

1. 1.Mở Lịch trên thanh bên trái (phím tắt 4), bấm Tạo cuộc họp hoặc kéo trên lưới giờ.
2. 2.Điền Tiêu đề, ngày giờ (hoặc Cả ngày), Họp ở đâu: Phòng họp VNe (phòng họp video có sẵn) hoặc Link ngoài (Zoom, Meet…) — link phải bắt đầu bằng https://.
3. 3.Người tham dự: gõ tên đồng nghiệp, phòng ban, hoặc email người ngoài. Tìm giờ trống gợi ý giờ mọi người rảnh. Lặp lại hằng ngày/tuần/tháng/quý; Nhắc trước.
4. 4.Tạo & gửi mời. Người được mời bấm Nhận lời / Có thể / Từ chối; tới giờ bấm Vào phòng. Sửa/dời/huỷ: mở cuộc họp → Sửa hoặc Huỷ cuộc họp.

Đổi kiểu xem Tháng / Tuần / Ngày / Lịch trình. Lịch có sẵn ngày lễ Việt Nam, âm lịch và ngày nghỉ phép của nhóm. Xem lịch VNe trên ứng dụng Lịch điện thoại: ⋯ → Đăng ký lịch; nhập lịch cũ: ⋯ → Nhập .ics.

Gửi khách một đường link để họ tự chọn giờ trống của bạn.

1. 1.Lịch → ⋯ Thêm tuỳ chọn → Trang đặt lịch hẹn → Tạo trang đặt lịch.
2. 2.Đặt Tên trang, Thời lượng, Báo trước tối thiểu, Ngày nhận đặt, khung giờ Từ/Đến, Mở trước (ngày) → Lưu.
3. 3.Sao chép link gửi khách. Khách chọn ngày giờ, điền họ tên, email → Xác nhận đặt lịch; cuộc hẹn tự vào lịch của bạn. Tạm ngừng: tắt Đang nhận đặt lịch.

1. 1.Bấm chuông trên thanh trên cùng để xem nhanh; Thêm → Thông báo để xem tất cả.
2. 2.Thẻ Bật thông báo đẩy → Bật thông báo, rồi cho phép khi trình duyệt hỏi.
3. 3.iPhone/iPad: phải Thêm vào Màn hình chính trong Safari rồi mở VNe từ biểu tượng đó (iOS 16.4+), hoặc cài app VNe. Trình duyệt báo quyền bị chặn: mở cài đặt quyền của trang, cho phép Thông báo, tải lại.

1. 1.Thêm → Drive. Bấm Tải lên (tệp hoặc cả thư mục) hoặc kéo thả vào trang. Trùng tên: chọn Giữ cả hai hoặc Cập nhật phiên bản.
2. 2.Tạo mới: Thư mục mới, VNe Tài liệu, VNe Bảng tính, VNe Bảng, Form, Tài liệu Word, Bảng tính Excel, Bài trình bày, hoặc Tạo từ mẫu….
3. 3.Menu ⋯ (hoặc chuột phải) trên tệp: Đổi tên, Di chuyển…, Lịch sử phiên bản, Tải xuống. Góc dưới trái hiện dung lượng đã dùng và Tải toàn bộ (.zip).

Đầy dung lượng gói thì không tải lên được — quản trị viên được báo để nâng gói.

1. 1.Menu ⋯ trên tệp → Chia sẻ…. Mời theo email: gõ tên đồng nghiệp hoặc email, chọn Xem hoặc Sửa → Chia sẻ. Có Chia sẻ với nhóm và Chia sẻ vào chat.
2. 2.Liên kết công khai: chọn Hết hạn liên kết (Không hết hạn / 7 ngày / 30 ngày / Tuỳ chỉnh) → Tạo liên kết (tự sao chép, kèm mã QR). Ngừng: Thu hồi.
3. 3.Tệp người khác chia sẻ cho bạn nằm ở Được chia sẻ với tôi.

Liên kết công khai chỉ cho xem, nhưng ai có link đều xem được — tệp nhạy cảm thì mời theo email.

1. 1.Xoá tệp = Chuyển vào thùng rác. Mở Thùng rác ở thanh trái Drive.
2. 2.Bấm Khôi phục để lấy lại, hoặc Xoá vĩnh viễn / Dọn sạch thùng rác để giải phóng dung lượng.

Thùng rác vẫn tính dung lượng và tự xoá vĩnh viễn sau 30 ngày.

1. 1.Mục Drive tổ chức ở thanh trái Drive — chỉ hiện với chủ tổ chức/quản trị viên.
2. 2.Thẻ Thư mục nhân viên để xem tệp của từng người (vd khi nhân viên nghỉ việc); thẻ Nhật ký truy cập ghi mọi lần mở/tải.

Mọi lượt quản trị mở tệp của nhân viên đều được ghi nhật ký.

Người nhận không cần tài khoản, chỉ cần đường link.

1. 1.Drive → mục VNe Gửi ở thanh trái. Kéo thả tệp hoặc Chọn tệp.
2. 2.Tuỳ chọn: tiêu đề, lời nhắn, Gửi email tới (để trống nếu chỉ lấy link), Bảo vệ bằng mật khẩu.
3. 3.Tạo liên kết gửi → Sao chép. Danh sách Đã gửi có Sao chép liên kết và Thu hồi.

Liên kết sống tới khi bạn thu hồi và tính vào dung lượng tổ chức.

1. 1.Drive → Tạo mới → VNe Tài liệu. Nhiều người soạn cùng lúc, tự lưu.
2. 2.Gõ / để chèn tiêu đề, danh sách, việc cần làm, bảng, ảnh (tối đa 20MB), biểu đồ.
3. 3.Xuất PDF (cho phép cửa sổ bật lên). Chia sẻ Sửa để người khác soạn chung, Xem để chỉ đọc.

Báo Tài liệu đã thay đổi ở nơi khác: chọn Tải lại hoặc Lưu thành bản sao.

1. 1.Drive → Tạo mới → VNe Bảng tính (soạn chung, có ⚡ Tự động hoá), hoặc Bảng tính Excel để tạo tệp .xlsx.
2. 2.Tệp .xlsx tải lên mở ngay trong VNe. Muốn soạn chung/tự động hoá: Chuyển sang .vsheet (bản .xlsx gốc vẫn giữ).
3. 3.Xuất Excel (.xlsx) để gửi đi. Tệp có biểu đồ/hình phức tạp: Mở bằng Excel (giữ nguyên định dạng).

1. 1.Drive → Tạo mới → VNe Bảng. Thêm cột (Văn bản, Chọn một, Ngày, Số, Người), Thêm dòng.
2. 2.Đổi kiểu xem Lưới / Kanban (cần cột Chọn một) / Lịch (cần cột Ngày) / Thẻ. Có Lọc, Nhóm, Sắp.
3. 3.Trao đổi trên từng dòng, gõ @ để nhắc người. Xuất Excel khi cần.

Bảng tin là diễn đàn của tổ chức: mọi người đăng yêu cầu, báo lỗi, ý tưởng và bình chọn; người xử lý cập nhật trạng thái, giao việc, ghi chú nội bộ; quản lý gỡ bài vi phạm kèm lý do. Mở bằng Thêm › Bảng tin (ghim lên menu được). Khác VNe Bảng trong Drive — đó là bảng dữ liệu kiểu Excel.

1. 1.Bấm Tạo bảng, chọn kiểu: Yêu cầu & góp ý, Cập nhật tính năng hoặc Thảo luận. Trạng thái và loại có sẵn, sửa lại ở Cài đặt bảng › Danh mục (đổi tên, màu, thêm mục ngay trong danh sách).
2. 2.Vào Cài đặt bảng › Thành viên: thêm người hoặc nhóm (ví dụ nhóm Team Dev) với vai Thành viên (đăng, bình luận, bình chọn), Xử lý (đổi trạng thái/loại, giao việc, ghi chú nội bộ, đăng cập nhật) hoặc Quản lý (gỡ bài, xoá bình luận, cài đặt). Tắt Mọi người trong tổ chức đều vào được nếu bảng chỉ dành cho người được thêm.
3. 3.Bấm Đăng bài, viết tiêu đề, mô tả, chọn loại. Người xử lý của bảng nhận thông báo; người đăng tự theo dõi bài.
4. 4.Đổi kiểu xem Danh sách / Kanban (kéo thẻ sang cột khác để đổi trạng thái) / Bảng. Lọc theo trạng thái, loại, Giao cho tôi, Bài của tôi; sắp theo Nhiều bình chọn hoặc Đang nổi.
5. 5.Mở một bài để bình chọn, Theo dõi, bình luận. Người xử lý có tab Nội bộ — ghi chú chỉ đội xử lý thấy.
6. 6.Quản lý gỡ bài: mở bài › nút … › Gỡ bài, bấm thẻ điền nhanh như Vi phạm tiêu chuẩn cộng đồng hoặc tự viết lý do. Người đăng nhận thông báo kèm lý do; Khôi phục bài được.

Người theo dõi được báo khi bài đổi trạng thái, được giao người phụ trách hoặc có bình luận mới. Mỗi trạng thái thuộc một nhóm (Mới, Đang xem xét, Đã lên kế hoạch, Đang làm, Hoàn thành, Đóng) — đổi tên thoải mái mà không mất nghĩa. Quản trị tổ chức luôn là Quản lý trên mọi bảng.

Bật trang công khai cho một bảng để khách của bạn (không cần tài khoản VNe) gửi yêu cầu, báo lỗi, bình chọn và theo dõi lộ trình tại app.vne.email/b/<đường dẫn>, mang logo và màu của tổ chức. Mọi yêu cầu của khách vào chung bảng với yêu cầu nội bộ.

1. 1.Mở bảng › Cài đặt bảng › Công khai. Chọn ai thấy bảng: Khách xem và gửi, Diễn đàn mở (khách còn bình chọn và bình luận mọi bài) hoặc Khách gửi riêng (khách chỉ thấy bài của mình).
2. 2.Đặt đường dẫn (ví dụ widata), màu chủ đạo và lời chào, bấm Bật trang công khai rồi Sao chép link để gửi khách hoặc gắn lên sản phẩm của bạn.
3. 3.Khách gõ ý kiến vào ô đầu trang; bài gần giống hiện ngay bên dưới để khách bình chọn thay vì đăng trùng. Khi bấm gửi, khách nhập email và mã 6 số gửi về hộp thư — email không bao giờ hiện công khai.
4. 4.Muốn khách đã đăng nhập sản phẩm của bạn vào thẳng không cần mã: Công khai › Tạo khoá bí mật, máy chủ của bạn ký token HS256 (email, exp tối đa 15 phút, name, external_id) và mở link …/b/<đường dẫn>?sso=<token>.
5. 5.Bài của khách hiện nhãn Khách cùng email (chỉ người Xử lý thấy email). Bài trùng: mở bài › … › Gộp vào bài khác… — phiếu bình chọn và người theo dõi chuyển sang bài đích.
6. 6.Đăng bản phát hành trên bảng kiểu Cập nhật tính năng, mở bài › Gắn yêu cầu, chọn các yêu cầu đã làm xong và bật Đánh dấu Hoàn thành: yêu cầu chuyển trạng thái, khách theo dõi nhận email Đã ra mắt. Ở Công khai của bảng yêu cầu, chọn Bảng cập nhật đi cùng để khách thấy trang cập nhật.

Khách theo dõi bài nhận email khi trạng thái đổi, khi bạn trả lời công khai, khi bài được gộp hoặc gỡ. Ghi chú Nội bộ không bao giờ hiện cho khách. Lộ trình công khai lấy theo nhóm trạng thái Đã lên kế hoạch, Đang làm, Hoàn thành.

1. 1.Drive → Tạo mới → VNe Bảng trắng (hoặc gõ bảng trắng ở ô tìm lệnh). Tệp .excalidraw lưu trong thư mục đang mở, tự lưu. Tạo từ mẫu có sẵn Lưu đồ quy trình, Động não ý tưởng, Sơ đồ tổ chức.
2. 2.Chọn công cụ trên thanh (hình, mũi tên, chữ, bút, ảnh) rồi vẽ. Dán hoặc kéo thả ảnh vào bảng — ảnh được lưu vào Drive cạnh bảng. Chữ mặc định font Nunito, đủ dấu tiếng Việt.
3. 3.Chia sẻ Có thể sửa để nhiều người vẽ cùng lúc — thấy con trỏ và tên từng người. Có thể xem thì chỉ xem.
4. 4.Xuất → Ảnh PNG / Ảnh SVG (vector) / PDF (in / lưu PDF). Gửi → Gửi vào tin nhắn (gửi tệp bảng) hoặc Gửi qua thư (ảnh PNG).

Đổi sáng/tối theo giao diện app. Phím ? mở danh sách phím tắt.

1. 1.Bấm tệp .docx / .pptx trong Drive để mở trình soạn Office ngay trên trình duyệt (menu tệp: Mở bằng Office). Tệp .xlsx/.xls mở bằng VNe Bảng tính.
2. 2.Tạo mới tệp Office: Drive → Tạo mới → Tài liệu Word / Bảng tính Excel / Bài trình bày.
3. 3.Muốn soạn chung kiểu VNe: Chuyển sang VNe Tài liệu (một chiều, tệp gốc giữ nguyên).
4. 4.Bài trình bày (.pptx): nút Trình chiếu trên thanh trên cùng chiếu toàn màn hình từ trang 1 (phím Esc để thoát). Cột trái là danh sách trang chiếu có đánh số; bảng thuộc tính bên phải đóng sẵn cho gọn, mở lại bằng nút trên thanh công cụ. Gạch đỏ soát chính tả tắt sẵn — bật lại ở tab Xem lại.

1. 1.Thêm → Đồng nghiệp: mọi người trong công ty, gom theo phòng ban, có chức danh, ai đang nghỉ.
2. 2.Ô Tìm tên, chức danh, phòng ban, lọc theo phòng ban; bấm Nhắn để mở chat.
3. 3.Bấm vào một người để mở hồ sơ (Nhắn tin, Xin xem số điện thoại). Thêm/sửa nhân viên là việc của quản trị viên ở trang Quản lý → Nhân viên.

1. 1.Mở Trợ lý → nút đồng hồ Trợ lý đã làm gì.
2. 2.Danh sách từng lần Trợ lý tra cứu hoặc chạm dữ liệu của bạn (xem lịch, soạn nháp thư chờ bạn gửi, đề xuất việc chờ bạn áp dụng…), kèm thời gian và kết quả.

Trợ lý không tự gửi thư hay áp dụng thay đổi — mọi việc ghi dữ liệu đều chờ bạn bấm Áp dụng.

1. 1.Thêm → Cài đặt của tôi → Chuyển mọi thứ về VNe.
2. 2.Thư: chọn nơi cũ (Gmail/Google Workspace, iCloud, Yahoo, Lark Mail, Zimbra, IMAP khác), nhập Email đăng nhập hộp cũ và Mật khẩu ứng dụng → Kiểm tra đăng nhập → Bắt đầu chuyển. Đóng trang được, thư về dần trong nền.
3. 3.Danh bạ: Chọn tệp danh bạ (.vcf hoặc .csv). Lịch: Nhập tệp .ics. Bộ lọc Gmail: Chọn tệp mailFilters.xml (Gmail › Cài đặt › Bộ lọc và địa chỉ bị chặn › Xuất).

Gmail phải bật xác minh 2 bước rồi tạo mật khẩu ứng dụng — không dùng mật khẩu Google. Lark dùng Mã uỷ quyền. Thư ở nơi cũ không bị xoá. Chuyển cả công ty: quản trị viên làm ở mục Chuyển về VNe (Hướng dẫn cho quản trị viên).

Khác Chuyển về VNe: hộp thư cũ vẫn chạy, VNe chỉ đọc và gửi qua nó.

1. 1.Cài đặt của tôi → Máy chủ thư riêng → Thêm máy chủ: địa chỉ email và mật khẩu trên máy chủ đó (VNe tự đoán máy chủ và cổng; cần thì mở Thiết lập nâng cao).
2. 2.Chọn Đồng bộ hai chiều (đọc/xoá ở VNe ghi ngược lên máy chủ) hoặc chỉ kéo về; Kiểm tra kết nối → Kết nối.
3. 3.Khi soạn thư, chọn địa chỉ đó ở ô Từ — thư đi qua máy chủ của bạn. Đổi mật khẩu bên kia: Nhập lại mật khẩu.

Gỡ kết nối không xoá thư đã kéo về và không đụng tới máy chủ cũ.