Hướng dẫn Kinh doanh (CRM)

Mỗi nhân viên có một Quyền Kinh doanh do quản trị viên đặt.

1. 1.Quản trị viên: Quản lý → Nhân viên → mở thẻ nhân viên → ô Quyền Kinh doanh, chọn Không xem, Chỉ khách mình phụ trách hoặc Xem toàn bộ.
2. 2.Không xem: mục Kinh doanh ẩn khỏi thanh bên; mở link thẳng sẽ thấy Chưa được cấp quyền xem Kinh doanh.
3. 3.Chỉ khách mình phụ trách: chỉ thấy khách, cơ hội, chứng từ của khách mình phụ trách. Quản trị viên luôn xem toàn bộ.

Khách hàng là trung tâm: liên hệ, cơ hội, báo giá, hoá đơn và việc đều gắn vào một khách.

1. 1.Kinh doanh → Khách hàng → Sổ khách → Thêm khách hàng. Điền Tên khách hàng, Loại (Công ty / Cá nhân), Mã số thuế (nhập MST sẽ tự tra tên, địa chỉ), Điện thoại, Địa chỉ → Tạo.
2. 2.Có sẵn danh sách trong Excel hoặc danh bạ điện thoại: Nhập từ tệp → Chọn tệp (CSV xuất từ Excel, hoặc .vcf) → xem dòng nào MỚI, dòng nào đã có → Nhận … khách.
3. 3.Tìm nhanh bằng ô Tìm tên, SĐT, MST, email…. Mở một khách để sửa (Lưu) hoặc Xoá.

Tên khách hàng không được trùng — báo Tên khách hàng đã tồn tại thì tìm khách cũ thay vì tạo mới.

1. 1.Trong Sổ khách gạt Xem sổ khách theo sang Theo người.
2. 2.Thêm liên hệ: Tên, Email, Điện thoại, Công ty, Ghi chú → Lưu liên hệ.
3. 3.Mở một liên hệ để Soạn email ngay, hoặc tạo nhanh Cơ hội, Việc, Hoá đơn cho người đó. Có Đồng bộ từ Google/Outlook để kéo danh bạ cũ về.

Bảng kéo-thả các cơ hội theo giai đoạn: Tiềm năng → Đủ điều kiện → Đàm phán → Thắng / Thua.

1. 1.Kinh doanh → Bán hàng → Cơ hội → Thêm cơ hội. Điền Tên cơ hội, chọn Khách hàng (và Liên hệ), Giá trị (₫), Giai đoạn, Dự kiến chốt → Lưu.
2. 2.Chuyển giai đoạn: kéo thẻ sang cột khác (hoặc chọn thẻ rồi bấm phím mũi tên trái/phải).
3. 3.Mở cơ hội để thấy Hành trình Cơ hội → Báo giá → Chốt → Hoá đơn → Thu, với nút Tạo báo giá, Tạo hợp đồng, Tạo hoá đơn — chứng từ tạo từ đây tự gắn khách và giá trị.
4. 4.Đổi tên/thêm giai đoạn của phễu: Cài đặt bán hàng.

Chưa có khách trong Sổ khách thì tạo khách trước — cơ hội cần chọn khách.

1. 1.Bán hàng → Báo giá → Tạo báo giá (hoặc từ cơ hội). Chọn Khách hàng, Hiệu lực đến, thêm Dòng hàng (Tên món, SL, Đơn giá, Chiết khấu %, Thuế suất — bấm + Thêm món), tổng tự tính → Lưu. Đính kèm tệp bằng ＋ Thêm tệp (tối đa 25MB).
2. 2.Gửi khách: Gửi soạn sẵn thư kèm PDF và đường link để khách xem, ký; hoặc Chép link ký để gửi qua kênh khác. Đã gửi bằng cách khác thì Đánh dấu đã gửi. Tải PDF trong hộp sửa.
3. 3.Khách ký online ⇒ báo giá hiện Khách đã ký: …. Bạn cũng tự đổi được bằng Duyệt / Từ chối / Mở lại.
4. 4.Báo giá đã chấp nhận: Chuyển thành hoá đơn — hoá đơn mới chép đủ dòng hàng.

Khách cần có email trong Sổ khách thì Gửi mới gửi thư được.

1. 1.Bán hàng → Hợp đồng → Tạo hợp đồng (hoặc từ cơ hội). Điền Tiêu đề hợp đồng, Khách hàng, Giá trị (₫), Ngày ký, Bắt đầu, Kết thúc → Tạo.
2. 2.Đổi trạng thái: Kích hoạt khi có hiệu lực, rồi Hoàn thành hoặc Huỷ; Mở lại nếu bấm nhầm.
3. 3.Phát sinh tăng/giảm: ＋ Thêm phụ lục (Tiêu đề, Giá trị ±₫, Ngày ký) → Thêm phụ lục.

Số nhỏ trên tab Hợp đồng là số hợp đồng sắp hết hạn — mở xem để gia hạn kịp.

1. 1.Một lần đầu: khai tài khoản ngân hàng ở Cài đặt → Tài khoản nhận tiền để hoá đơn có mã QR VietQR.
2. 2.Tiền → Hoá đơn bán → Tạo hoá đơn: chọn Khách hàng, thêm dòng hàng hoặc nhập Số tiền (₫), Hạn thanh toán → Lưu. (Hoặc Chuyển thành hoá đơn từ báo giá, Tạo hoá đơn từ cơ hội.)
3. 3.Rê chuột vào dòng hoá đơn: Gửi (thư kèm PDF và mã QR), Đánh dấu đã gửi, Đã thu khi tiền về, Huỷ bỏ nếu lập sai.
4. 4.Lọc nhanh Chưa thu, Quá hạn, Đã thu, Nháp. Hoá đơn đã thu mà cần huỷ: mở hoá đơn → Huỷ hoá đơn đã thu.

Đây là hoá đơn bán nội bộ để theo dõi công nợ, không thay hoá đơn điện tử gửi cơ quan thuế.

1. 1.Hoá đơn đã gửi mà chưa thu có nút Nhắc: Gửi email nhắc (cần khách có email), hoặc chép sẵn tin nhắn để dán vào app chat, hoặc gửi Mã QR chuyển khoản.
2. 2.Sửa câu chữ mẫu nhắc ở Sửa mẫu nhắc….
3. 3.Nhắc theo gói thu định kỳ: xem mục Thu định kỳ.

1. 1.Tiền → Thu định kỳ → Thêm gói: Tên gói, Khách, Giá mỗi kỳ (VND), Chu kỳ (Tháng/Quý/Năm), Đã đóng đến, Nhắc trước (ngày), Phụ trách, Mã chuyển khoản (tuỳ chọn) → Tạo gói.
2. 2.Khách đóng tiền: Thu → nhập Số tiền, Số kỳ, hình thức → Ghi nhận — ngày Đóng đến tự lùi.
3. 3.Gói sắp/đã đến hạn: Nhắc (email hoặc chép tin nhắn), Hoãn 3 ngày/Hoãn 7 ngày; ngừng hẳn thì Ngừng thu. Xuất CSV để gửi kế toán.

Đặt Mã chuyển khoản và dặn khách ghi đúng nội dung — khi nối Tiền về, khoản chuyển tự được đề xuất khớp đúng gói.

Nối tài khoản Sepay hoặc Casso của công ty để khoản chuyển khoản tự khớp hoá đơn.

1. 1.Tiền → Tiền về → Nối tài khoản: chọn nhà cung cấp, nhập Số tài khoản theo dõi (trùng tài khoản in trên mã QR hoá đơn).
2. 2.VNe hiện URL Webhook và Khoá bí mật — khoá chỉ hiện MỘT lần: chép rồi bấm Tôi đã lưu khoá, dán cả hai vào trang quản trị Sepay/Casso.
3. 3.Giao dịch nhận tiền gần đây ghi Đã khớp / Chưa khớp / Sai tài khoản. Khoản chưa khớp: Gán vào hoá đơn → tìm số hoá đơn hoặc tên khách → Gán.

Nối lại làm URL và khoá cũ hết hiệu lực — nhớ cập nhật bên Sepay/Casso.

1. 1.Tiền → Hoá đơn mua → Thêm hoá đơn mua: Nhà cung cấp, Mã số thuế, Ngày lập, Ký hiệu, Số hoá đơn, Số tiền → Lưu.
2. 2.Nhanh hơn: mở thư hoá đơn điện tử nhà cung cấp gửi tới hộp thư, bấm Lưu vào hoá đơn mua.
3. 3.Menu Thao tác: Đánh dấu đã trả, Chuyển về chưa trả, Huỷ hoá đơn, Sửa, Mở tệp.

Hoá đơn mua không tính vào doanh thu. Thêm trùng sẽ báo Hoá đơn này đã có trong sổ.

1. 1.Khách hàng → Bảo hành, gõ SĐT khách, serial hoặc tên món → Tra cứu: kết quả ghi Còn / Hết / Không bảo hành.
2. 2.Nhận máy bảo hành: Nhận bảo hành — tạo sẵn một việc BH: … trong Việc.
3. 3.Món bán ngoài hệ thống: Thêm món đã bán (Món, Ngày mua, Tháng bảo hành, Tên khách, SĐT, Serial) → Thêm. Khối Sắp hết bảo hành liệt kê món hết hạn trong 30 ngày tới.

Muốn tra được, dòng hàng của hoá đơn/báo giá cần điền Bảo hành (tháng) và Serial.

1. 1.Thêm → Việc. Gõ vào ô Việc cần làm… → Thêm; đặt Hạn, Giờ, Giao cho… người khác.
2. 2.Lọc Của tôi / Tôi giao / Tất cả; việc tự xếp Quá hạn, Hôm nay, Sắp tới.
3. 3.Việc gắn khách có nút Gọi điện, Soạn thư, Tạo báo giá, Thêm vào Lịch; Nhờ trợ lý để giao việc cho AI.