Hướng dẫn chấm công và nhân sự

Nhân viên chỉ chấm được khi có một chính sách cần chấm công áp cho họ.

1. 1.Quản lý công ty → Chính sách chấm công → thẻ Chính sách → Tạo chính sách. Đặt Tên chính sách, chọn Người cần chấm công.
2. 2.Bật Đặt làm chính sách mặc định để áp cho MỌI nhân viên chưa được gán riêng. Người làm ngoài (sale thị trường, làm từ xa) gán chính sách Người không cần chấm công — họ không phải chấm, không bị nhắc, không tính vắng.
3. 3.Khối Giờ làm việc: Ngày làm việc trong tuần, Giờ vào, Giờ ra, Nghỉ trưa từ/đến, Cho phép trễ (phút), Giờ riêng theo từng thứ (vd Thứ 7 chỉ buổi sáng). Để trống giờ nếu không tính đi muộn/về sớm.
4. 4.Lưu chính sách. Gán chính sách khác cho từng người ở khối Gán chính sách cho nhân viên.

Lần đầu có nút Thiết lập (2 phút) hỏi nhân viên chấm ở đâu, mức kiểm soát, rồi chọn Chạy thử trước (chỉ ghi nhận, khuyên chạy ~1 tuần) hoặc Bắt buộc ngay.

Mỗi kiểu kiểm tra có ba mức: Bắt buộc, Chỉ ghi nhận hoặc tắt.

1. 1.Vị trí: thêm Vùng cho phép (Tên, Vĩ độ, Kinh độ, Bán kính (m) — bấm Lấy vị trí hiện tại khi đang ở văn phòng). Bán kính dưới 50 m dễ báo ngoài vùng oan.
2. 2.Địa chỉ IP: Thêm IP đang dùng khi đang dùng mạng công ty. Bật Đúng mạng văn phòng thì không cần vị trí để người dùng máy tính bàn (không có định vị) vẫn chấm được. Mạng cáp quang hay đổi IP thì để Chỉ ghi nhận.
3. 3.Ảnh chấm công: Yêu cầu chụp ảnh khi chấm công + Thời hạn lưu ảnh. Ảnh khuôn mặt là dữ liệu nhạy cảm — báo nhân viên trước; mỗi người sẽ được hỏi đồng ý.
4. 4.Máy chấm công (giới hạn Số máy mỗi người, nên để 2) và Mã QR tại văn phòng (xem mục 6). Bật QR Bắt buộc khi chưa ghép màn QR nào là chặn cả công ty.
5. 5.Nhắc chấm công: nhắc mọi người thuộc chính sách một lần khi tới giờ vào và một lần khi quá giờ ra mà chưa chấm — bằng thông báo trên điện thoại/máy tính. Ai không nhận thông báo trên điện thoại (chưa cài app hoặc đã tắt loại nhắc này) thì nhận thẻ Lark thay thế, nếu đã nối Lark. Cho sửa công lùi tối đa (ngày, 0 = tắt).

Đang Chạy thử thì chấm sai không bị chặn — xong chạy thử bấm Chuyển sang bắt buộc ở đầu thẻ Chính sách.

1. 1.Mở Thêm → Chấm công (trên điện thoại cài app VNe cho tiện). Thẻ Hôm nay có nút lớn Chấm vào; chấm xong nút đổi thành Chấm ra.
2. 2.Thẻ ghi rõ công ty đang yêu cầu gì: vị trí (cho phép trình duyệt lấy vị trí), mạng công ty (nối Wi-Fi văn phòng — 4G tính là mạng ngoài), chụp ảnh, hay quét mã QR tại văn phòng (Quét mã QR hoặc gõ 6 số đang hiện trên màn hình).
3. 3.Bảng tháng bên dưới: cột Vào/Ra/Giờ công, nhãn Muộn, Về sớm, Thiếu giờ ra, Thiếu chấm vào, Chờ duyệt.
4. 4.Không cần mở menu: tới giờ vào (và khi quá giờ ra) mà chưa chấm, VNe gửi thông báo nhắc có nút Chấm công và Xem — trên điện thoại và máy tính; ai không nhận thông báo trên điện thoại thì nhận trong Lark. Bấm Chấm công (hoặc bấm vào thông báo) là mở thẳng màn chấm và chấm luôn; đã chấm rồi thì app báo, không chấm trùng. Muốn tắt: Cài đặt → Thông báo → Nhắc chấm công vào / Nhắc chấm công ra.

Giờ máy chủ là giờ chuẩn để tính công. Quên chấm ra ⇒ ngày đó ghi Thiếu giờ ra — làm theo mục 5 để bổ sung.

1. 1.Ở ngoài vùng, sai mạng, không lấy được vị trí, máy lạ…: hệ thống hiện hộp Vẫn ghi nhận lượt chấm này.
2. 2.Ghi Lý do → Ghi nhận & gửi duyệt. Lượt chấm vẫn được ghi, trạng thái Chờ duyệt tới khi quản trị viên duyệt.
3. 3.Máy tính bàn không có định vị: chấm bằng điện thoại, hoặc nhờ quản trị bật Đúng mạng văn phòng thì không cần vị trí.

Trình duyệt ẩn danh hoặc mở trong app khác (Messenger, Lark…) không giữ được mã máy ⇒ bị coi là máy lạ. Mở bằng app VNe hoặc trình duyệt thường.

1. 1.Trong bảng tháng, ngày thiếu giờ có nút Bổ sung giờ vào / Bổ sung giờ ra; hoặc bấm Đề nghị sửa công.
2. 2.Chọn Loại (Giờ vào / Giờ ra), Ngày, Giờ, ghi Lý do (vd quên chấm ra khi về) → Gửi duyệt.
3. 3.Được duyệt mới tính vào bảng công; dòng đó gắn nhãn Sửa công. Không thấy nút ⇒ ngày đó đã quá hạn sửa công, hoặc công ty tắt sửa công — nhờ quản trị viên nhập tay (mục 8).

Có thể nhờ Trợ lý: tôi quên chấm ra ngày 26/10, về lúc 17:00 — Trợ lý chuẩn bị thẻ đề nghị, bạn bấm Áp dụng để gửi.

1. 1.Quản lý công ty → Chính sách chấm công → thẻ Thiết bị & QR → khối Màn hình QR: đặt Tên màn hình mới (vd Sảnh tầng 3) → Thêm màn hình.
2. 2.Hộp Ghép màn hình hiện link và mã: mở link trên tablet/TV ở văn phòng (link dùng một lần, hết hạn sau 30 phút). Màn hình hiện mã QR đổi mỗi 20 giây, để mở suốt, không cần đăng nhập.
3. 3.Mất màn hình: Thu hồi; đổi máy: Ghép lại. Khối Máy chờ duyệt: nhân viên chấm từ máy mới → Duyệt/Từ chối. Nhân viên đổi điện thoại: Gỡ máy cũ ở Máy đang dùng.

1. 1.Quản lý công ty → Chính sách chấm công → thẻ Chờ duyệt: mỗi dòng có lý do, ảnh (nếu có).
2. 2.Ghi Ghi chú nếu cần → Duyệt hoặc Từ chối. Nhiều đơn của một người: chế độ Gom theo người → Duyệt cả ….
3. 3.Đã từ chối nhầm: lọc Đã từ chối → Duyệt lại.

Quản trị viên không tự duyệt đơn của chính mình — nhờ một quản trị viên khác. Chỉ muốn một người nhận thông báo chấm công (không làm phiền các quản trị viên khác): đầu thẻ Chờ duyệt → Ai nhận thông báo chấm công? → Chọn người nhận → tick người đó → Lưu. Bỏ chọn hết = gửi cho tất cả quản trị viên; quyền duyệt không đổi.

1. 1.Quản lý công ty → Chính sách chấm công → thẻ Bảng công. Theo tháng: ngày có mặt, ngày công, giờ công, vắng, đi muộn, về sớm của từng người; Theo ngày: ai đã chấm, ai Chưa chấm công.
2. 2.Bấm một người → Chi tiết chấm công (giờ, nguồn, vị trí, mạng, ảnh).
3. 3.Nhập giờ thay nhân viên: Nhập giờ tay (hoặc Nhập giờ vào/Nhập giờ ra ở ngày thiếu) → Loại, Ngày, Giờ, Ghi chú (bắt buộc) → Lưu. Có hiệu lực ngay và báo cho nhân viên.
4. 4.Xuất: Xuất bảng công … (.xlsx).

Giờ có mặt (từ lúc vào tới lúc ra) khác Giờ công (đã trừ nghỉ trưa, theo chính sách).

1. 1.Quản lý công ty → Chính sách chấm công → thẻ Loại phép → Thêm loại phép (vd Nghỉ thai sản, Nghỉ ốm).
2. 2.Chọn Tính lương (có/không lương) và bật/tắt Trừ vào quỹ phép năm — nghỉ ốm có thể có lương mà không trừ quỹ.
3. 3.Luật nghỉ của loại này: theo luật chung của công ty, hoặc luật riêng (xin trước tối thiểu, nghỉ liên tiếp tối đa, khi vi phạm thì Kèm lý do ngoại lệ hay Chặn cứng).

Sửa hoặc tắt loại phép không đổi các đơn đã nộp.

1. 1.Quản lý công ty → Chính sách chấm công → thẻ Quỹ phép: chọn Năm, điền Phép năm … (số ngày) → Lưu. Bảng hiện từng người: phép năm, tồn năm trước, đã nghỉ, chờ duyệt, còn lại.
2. 2.Chuyển từ hệ cũ: Dán số dư đầu kỳ — mỗi dòng: email, số ngày còn, ghi chú → Lưu … dòng. Một người lẻ: nút Nhập ở cột Số dư đầu kỳ.
3. 3.Cách tính phép năm: cộng thâm niên (+1 ngày mỗi N năm, luật lao động là 5), hạn dùng phép tồn, năm vào làm tính theo tháng. Quy định nghỉ phép của công ty: xin trước tối thiểu, nghỉ liên tiếp tối đa.

1. 1.Quản lý công ty → Chính sách chấm công → thẻ Ngày nghỉ, chọn Năm. Lễ nhà nước (Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán, Giỗ Tổ, 30/4, 1/5, Quốc khánh…) có sẵn.
2. 2.Thêm ngày nghỉ: chọn Loại — nghỉ hằng năm (dương lịch hoặc âm lịch), nghỉ một ngày, Ngày đi làm bù, hoặc Bỏ ngày lễ; đặt Tên, Ngày, Áp dụng cho cả công ty hay một chính sách.
3. 3.Công ty vẫn làm ngày lễ nào: bấm Đi làm ngày này trên dòng đó.

Ngày lễ và cuối tuần không bị tính vào số ngày nghỉ phép.

Theo dõi ứng viên theo chặng; tới Nhận việc thì tạo luôn tài khoản nhân viên. Ứng viên do bạn tự thêm (chưa có trang ứng tuyển công khai).

1. 1.Quản lý công ty → nhóm Con người → Tuyển dụng → Thêm vị trí (Tên vị trí, Phòng ban, Mô tả công việc) → Lưu.
2. 2.Chọn vị trí → Thêm ứng viên (Họ tên, Email, Số điện thoại, Nguồn, Ghi chú) → Thêm; Tải CV lên (tối đa 10MB).
3. 3.Chuyển chặng: Mời phỏng vấn → Mời nhận việc → Nhận việc, hoặc Loại kèm lý do. Soạn thư… điền sẵn mẫu thư mời phỏng vấn / nhận việc / cảm ơn → Mở trong Hộp thư, bạn tự bấm Gửi.
4. 4.Nhận việc — tạo tài khoản nhân viên: Email đăng nhập, Chức danh, Phòng ban → Tạo nhân viên; thư mời đăng nhập được gửi như khi mời nhân viên.

Xoá ứng viên xoá luôn CV và lịch sử.