Chuyển email công ty về VNe mà không mất thư
Từ Google Workspace, Microsoft 365, Zimbra, hosting cPanel hay hộp thư cá nhân: chép thư cũ trước, đổi MX sau, VNe tự lấy nốt thư đến muộn.
Chuyển email công ty có làm mất thư không?
Không, nếu làm đúng thứ tự. VNe chép toàn bộ thư cũ trong khi mọi người vẫn dùng hệ cũ như bình thường. Khi chép xong mới đổi bản ghi MX sang VNe. Sau đó VNe tiếp tục đồng bộ thêm 72 giờ để lấy cả những thư đến muộn vào hệ cũ, rồi mới báo quản trị viên bấm Hoàn tất.
Chuyển được từ đâu
Quản trị viên mở trang «Chuyển về VNe» trong phần quản trị tổ chức và chọn hệ thư đang dùng. Mỗi nguồn cần một thứ khác nhau:
- Google Workspace: quản trị viên Google dán Client ID của VNe một lần. Chuyển thư, danh bạ và lịch, không cần mật khẩu của từng người.
- Microsoft 365: quản trị viên Microsoft bấm «Đồng ý» một lần. Chuyển thư, danh bạ và lịch.
- Zimbra: tài khoản quản trị Zimbra. Chuyển thư, danh bạ và lịch.
- Hosting cPanel / DirectAdmin: tệp backup tài khoản hosting (.tar.gz). VNe đọc tệp một lượt và chia thư về đúng hộp của từng người.
- Máy chủ thư tự quản: master user của Dovecot hoặc Cyrus. Chuyển thư.
- iCloud, Yahoo, Lark, Gmail cá nhân, hosting lẻ: nhập mật khẩu ứng dụng của từng người, hoặc gửi đường link để mỗi nhân viên tự chuyển hộp của mình.
Thứ tự đúng để không sót thư
- Thêm tên miền công ty vào VNe và xác minh. VNe chỉ chuyển hộp thư thuộc tên miền đã xác minh.
- Tạo chuyến chuyển và chọn nguồn. VNe tạo hộp cho từng người rồi chép thư cũ về; nhân viên vẫn gửi nhận ở hệ cũ trong lúc này.
- Khi trang chuyến báo đã chép xong, đổi bản ghi MX của tên miền sang VNe theo hướng dẫn trỏ DNS.
- VNe tự nhận ra MX đã trỏ về và đồng bộ thêm 72 giờ, vì máy gửi bên ngoài còn nhớ MX cũ một thời gian và vẫn giao thư vào hệ cũ.
- Hết 72 giờ, VNe báo quản trị viên có thể bấm Hoàn tất. Lúc đó VNe xoá quyền quản trị đã lưu của hệ cũ; thư đã chuyển giữ nguyên.
Những gì được giữ nguyên
- Thư mục, ngày nhận gốc và trạng thái đã đọc / gắn cờ của từng thư.
- Chạy lại an toàn: chuyến bị ngắt giữa chừng sẽ chép tiếp từ chỗ dừng, thư đã có không bị chép thành hai bản.
- Thư cũ chép vào không kích hoạt trả lời tự động hay thông báo dồn dập trên điện thoại của nhân viên.
Nếu đổi MX quá sớm thì sao?
Thư mới sẽ về VNe ngay, còn thư cũ vẫn tiếp tục được chép trong nền, nên không mất thư. Chỉ có điều nhân viên sẽ thấy hộp thư VNe thiếu thư cũ cho tới khi chép xong. Vì vậy nên đợi trang chuyến báo đã chép xong rồi mới đổi.
Chưa muốn chuyển hẳn?
Tên miền có thể vừa ở Google Workspace hoặc Lark, vừa dùng VNe cho một nhóm người (chế độ «Dùng song song» trong trang Tên miền). Cách này hợp để thử VNe với một phòng ban trước khi chuyển cả công ty.